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快件丢失的内部控制
浏览次数:280 次     发布日期:2016-04-08 新葡京在线
快件丢失的内部控制
      摘要:快递行业丢件的事件层出不穷,邮政产业十二五规划中要求快件丢失率要降低到十万分之五以下。本文从快递业务流程入手,分析其存在的可能导致快件丢失的原因,并根据内部控制五要素提出对策。 

  关键词:内部控制 顺丰速递 业务流程 快件丢失 
   
  一、引言 
   近年来,随着快递行业的迅猛发展,快递丢失事件层出不穷,几乎所有的快递公司都被丢件这一现象所困扰。丢件损害了快递公司的信誉,隐性成本巨大。本文主要以顺丰速递为例,研究快件丢失的原因,以及如何从内控角度改善这一现象。 
  二、业务流程分析 
   顺丰的业务流程分为收发、运输中转和派件三个环节。以下三个过程中可能发生丢件: 
   首先,快件从收到到发出的这个过程中有四种情况会导致丢件:其一,分拣过程中,快件掉下传送带,而分拣人员未发现;其二,分拣过程中,由于分拣错误,快件分送到别处,事后未找回;其三,员工盗窃快件;其四,快件装车时发生漏装。 
   其次,运输过程中可能发生丢件。为了保证货物在运输途中不被乱动,一般会在车门上粘上一个封志,但是利用一些工具和技巧,可以在不破坏封志的情况下打开车门,盗取货物。 
   最后,派件环节中有三种情况可能导致丢件:首先,快递人员监守自盗;其次,快件被冒领;最后,快递人员看管不利导致丢件。 
   可以看到,快件丢失主要是由流程执行形式化、控制不到位和员工自身的问题引起的。归根到底,是由内部控制缺失引起的。本文认为,在规范了内部控制后,丢件概率将会降低。 
  三、内部控制分析 
   下文将从内部控住的五要素入手,分析如何通过内部控制防止顺丰速递快件丢失。 
   (一)内部环境 
   对内部环境的分析主要从组织环境、人力资源政策和企业文化三方面入手。 
   1.组织环境 
   顺丰实行的是直营式,本文对顺丰速递的组织部门设置提出三点建议:其一,区域分布内设置审计相关部门;其二,明确内部机构的职责权限;其三,董事会下应设薪酬和提名委员会、决策委员会、营运委员会等,并引入独立委员。 
   2.人力资源政策 
   快递行业近年来飞速发展,但快递从业人员的低素质一定程度上制约了快递行业的进一步发展。对此,本文有以下几点建议:其一:完善员工的聘用、辞退、辞职制度;其二:将职工薪酬、考核、晋升与消费者投诉(损坏、丢件等)挂钩;其三:加强对员工的培训,提高职业素养。 
   3.企业文化 
   “FIRST”是顺丰核心价值观的英文简写,取诚信(faith),正直(integrity),责任(responsibility),服务(service),团队(team)的首字母。丢件现象的存在表明顺丰公司的员工在诚信、责任、服务等方面依然有所不足,因此必须加强企业文化的建设。 
   (二)风险评估和控制活动 
   本文从内部风险和外部风险两个角度了解企业的风险,并提出相应的控制活动。 
   1.内部风险和控制活动 
   顺丰的内部风险因素主要有一下几点: 
   (1)管理层素质较低,员工专业胜任能力差; 
   (2)员工工作不认真,必要的程序不执行或执行不力; 
   (3)采用人工或半自动分拣方式处理货物,易发生分拣失误等问题; 
   (4)为赶超速度而忽视质量,对某些程序不执行或简化执行。 
   对此,本文提出的控制活动包括: 
   (1)加强管理人员和员工的素质教育和职业培训等; 
   (2)监督员工认真仔细执行各个业务流程(例如查看包裹的完整性;核对包裹的数量和重量); 
   (3)加大投资力度引入自动化分拣系统,提高准确性、改善服务质量; 
   (4)建立正确的观念,速度和质量同样是企业的生命线。 
   2.外部风险和控制活动 
   首先,关于货物丢失、损坏等相关法律法规的出台会使顺丰面临法律风险。 
   对此,应加强监管和信息沟通,人员素质培养等,提高工作人员对货物丢失问题的重视程度,力求降低丢件率。 
   其次,其他快递公司技术和质量的提高可能导致顺丰客户群的外流。 
   对此,应加大投资力度,引入高科技信息技术及先进设备,提高服务水平,努力赶超同业先进水平,提高运营效率及效果。 
   3.信息与沟通 
   首先,在任一收发环节,需保证“收”和“发”数量相等。 
   其次,相关人员采集的信息应及时录入信息系统,保障物流前后各环节的信息及时、顺畅、全面的传递。 
   再次,查出货物短缺的情况应当即向上级反映备案,利用信息系统和相关记录追踪货物丢失地点和原因,并积极配合解决。 
   最后,对于客户发现的订单状态问题应及时查证、解决,且尽快予以回复。 
   4.内部监督 
   首先应建立完善可行的内部监督机制,明确职责和权限,规范内部监督的程序和方法。 
   其次,对各个分部、网点进行定期或不定期检查,若发现有不规范的情况应予以批评、惩罚并责令改正。 
   最后,内部工作人员相互监督,发现员工行为不当时应及时制止并向上级反映,而不能同流合污。 
  四、总结 
   邮政业十二五规划中指出,快件丢失率要降低到十万分之五以下。因此,顺丰乃至整个快递行业都应加强自身的内部控制,规范业务流程,提高员工职业素质,改善公司治理,提升企业价值和形象。 
   
  参考文献: 
  [1]企业内部控制基本规范 
  [2]于焕英.我国民营快递企业业务流程化研究[J].北京交通大学.2011年6月 
  [3]邮政产业十二五规划 
      来源:中国论文网
 
 
 
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